Integriert & revisionssicher: Prozess- & Dokumentenbearbeitung

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Integriert & revisionssicher: Prozess- & Dokumentenbearbeitung

Integriert & revisionssicher: Prozess- & Dokumentenbearbeitung

GAZi ist eine der vielen bekannten Einzelmarken, die der Hersteller von Milchprodukten garmo geschaffen hat. Einzellösungen in der IT soll es jedoch nicht geben. Hier sind verknüpfte Systeme gefragt, die Standard-Abläufe wie den Verkaufsprozess digitalisieren. Daher hat Konica Minolta ein ECM-System integriert, das die Dokumentenbearbeitung applikationsübergreifend vereinfacht.


Revisionssicher Dokumente archivieren

Gerade im Lebensmittelbereich zählen herkunftsorientierte Nachweise und revisionssicheres Archivieren von Dokumenten zum Pflichtprogramm. Sozusagen zur Kür gehört für die Verantwortlichen von garmo ein reibungsloser Fluss in der Dokumentenverarbeitung, wodurch sich Geschäftsprozesse digitalisieren lassen. „Da unser altes Enterprise Content Management System (ECM System) jedoch nicht die Flexibilität und Funktionalität bot, die uns vorschwebte, starteten wir Anfang 2013 ein neues Projekt mit Konica Minolta, berichtet Stefan Greiner, IT-Leiter von garmo.


„Unser Ziel bestand darin, die Dokumentenverarbeitung tief in das Enterprise Resource Planning (ERP) zu integrieren, um Prozesse zu beschleunigen sowie Medienbrüche und damit mögliche Fehlerquellen auszuschalten.“ Gesucht war eine ECM-Lösung, die sich gut in die IT-Strategie von garmo einbetten ließe. Strategisch setzt der Lebensmittelhersteller darauf, IT-Ressourcen vollständig und ineinander greifend zu nutzen. „Neue Oberflächen versuchen wir weitgehend zu vermeiden“, ergänzt Greiner.

Migration statt Weiterentwicklung

Konica Minolta konnte mit dem angebotenen ECM-System garmo eine entsprechende Lösung liefern, die sich nahtlos in Microsoft-Systeme integriert und die geforderte Zukunftssicherheit bietet. Stefan Greiner und seine Kollegen vertrauten dieser Empfehlung nicht zuletzt deshalb, weil sie bereits in der Vergangenheit erfolgreiche IT-Projekte mit Konica Minolta durchgeführt hatten. Damit zogen sie die Migration zu dem neuen ECM-System der alternativ betrachteten Weiterentwicklung des bisherigen Systems vor.


Ein aus garmo-Verantwortlichen und Experten von Konica Minolta geformtes Projektteam realisierte in der Folge eine Lösung, die einerseits die vorhandene Microsoft-SharePoint-Plattform um Dokumentenmanagement-Funktionen wie revisionssicheres Archivieren ergänzt. Andererseits werden Informationen, die das ERP-Tool Microsoft Dynamics NAV benötigt, automatisch eingelesen. So können garmo-Mitarbeiter heute Dokumente, die per E-Mail eingehen, einfach in eine Dropzone ziehen, wo sie innerhalb NAV automatisch Kundenakten und Aufträgen zugeordnet werden. Grundlage hierfür ist ein Aktenplan, den das Projektteam erstellt hat.


Automatische Archivierung im Hintergrund

Von der realisierten Lösung profitieren alle Abläufe im kaufmännischen Bereich. Egal ob Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen - alle innerhalb von Microsoft Dynamics NAV erzeugten Dokumente werden archiviert. Besonders hilfreich ist die Lösung für den Verkauf wie Greiner betont: „Unsere Verkaufsmitarbeiter scannen Aufträge und unterschriebene Lieferscheine lediglich ein, den entsprechenden Auftragsakten werden sie automatisch zugeordnet.“


Ein händisches Eintippen von Daten in Microsoft Dynamics NAV entfällt im Gegensatz zu früher. Von Vorteil ist heute außerdem, dass nun Dokumente klar strukturiert abgelegt sind und damit auch einfacher gefunden werden können als zuvor. „Schwächen und Hindernisse wie diese, die wir in der Vergangenheit akzeptierten, sind jetzt eliminiert“, freut sich Greiner. In diesem Zusammenhang führt er auch das neue Rechte- und Rollenkonzept an, das die geforderte Flexibilität bei der Berechtigungsvergabe liefert. Heute kann garmo je nach Dokumenttyp und sogar bis auf Attributebene unter-schiedliche Lese- und Zugriffsrechte vergeben.


Kurze Reaktionszeiten sorgten für große Zufriedenheit

„Sowohl mit der Lösung als auch mit der Betreuung durch Konica Minolta sind wir absolut zufrieden“, meint Greiner, der die gute „Chemie“ hervorhebt, die unter den Projektteilnehmern herrschte. Anfragen und Probleme ließen sich innerhalb kurzer Reaktionszeiten lösen. Damit konnte Konica Minolta auch auf Seiten der rund 45 Endanwender punkten, bei denen die Lösung schnell Akzeptanz fand. Schnell war mit rund sechs Monaten übrigens auch die gesamte Projektlaufzeit, die damit die anvisierte Dauer sogar unterbot. Weitere Anschlussprojekte sind bereits in Planung, die das Vertrags- und Qualitätsmanagement sowie die Eingangsrechnungsverarbeitung betreffen.


Herausforderung

Revisionssicheres Archivieren von Dokumenten, schnelle Dokumentenbearbeitung ermöglichen


Lösung

Integration eines ECM-Systems, das eine durchgängige Prozess-Plattform innerhalb der Microsoft-Umgebung schafft


Vorteile

Schneller Zugriff auf Dokumente, tiefe Integration in ERP-Anwendung


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